Verwaltungsbeirat der WEG: Rechte und Pflichten
Verwalter und Verwaltungsbeirat des Gemeinschaftseigentumes nach Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und arbeiten eng zusammen. Im Folgenden werden einige Befugnisse und Pflichten des Verwaltungsbeirats dargestellt.
Verwalter des Gemeinschaftseigentumes und Verwaltungsbeirat arbeiten in der Regel eng zusammen. Diese Zusammenarbeit verläuft nicht immer konfliktfrei. Zuweilen erteilt der Beirat Weisungen oder Aufträge.
Diese stellen sich dem Verwalter gelegentlich als unsinnig oder zumindest unnötig dar. Umgekehrt agiert der Verwalter nicht immer so, wie sich der Verwaltungsbeirat dies vorstellt. Dann stellt sich die Frage, ob der Verwalter an die Weisungen des Verwaltungsbeirates gebunden ist.
Es sollen nachfolgend einige Befugnisse und Pflichten des Verwaltungsbeirats dargestellt werden. Folgende Fragen werden insbesondere behandelt:
- Welche Aufgaben und Befugnisse hat der Beirat?
- Haften die Mitglieder des Beirats bei Fehlern?
- Wie kommen die Entscheidungen des Beirats zustande?
Befugnisse und Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Der Gesetzgeber hat die Rechte und Pflichten des Beirats nur oberflächlich definiert. Regelungen finden sich in § 29 WEG. In dessen Abs. 2 heißt es, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Abs.3 der Vorschrift regelt, dass Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Rechnungslegungen und Kostenanschläge durch den Verwaltungsbeirat geprüft und mit einer Stellungnahme versehen werden sollen. Erst hiernach soll eine Beschlussfassung erfolgen.
Damit sind die Aufgaben des Verwaltungsbeirats durch den Gesetzgeber abschließend behandelt:
Unterstützung des Verwalters durch den Verwaltungsbeirat
Was unter der Unterstützung des Verwalters durch den Beirat gemeint ist, definiert der Gesetzgeber nicht näher. In Betracht kommt die Beratung des Verwalters durch den Verwaltungsbeirat. Der Verwaltungsbeirat ist zumeist näher am verwalteten Objekt als der Verwalter und kann so dem Verwalter wertvolle Hinweise zu notwendigen Maßnahmen geben. Z. B. können Maßnahmen zur Einhaltung der Hausordnung notwendig sein, worauf der Verwaltungsbeirat hinweisen kann. Ebenso kann die Kenntnis des Verwaltungsbeirates genutzt werden, um einen geeigneten Termin und einen geeigneten Ort für eine Eigentümerversammlung zu finden. Der Verwaltungsbeirat kann auch unterstützen, indem er in Konflikten zwischen einzelnen Wohnungseigentümern und dem Verwalter vermittelt.
Kontrollpflichten des Verwaltungsbeirat
Die Kontrollpflichten des Beirats sind vom Gesetzgeber präzise geregelt. Der Beirat hat alle Rechenwerke des Verwalters (Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und jede andere Rechnungslegung) zu prüfen. Das Gleiche gilt für Kostenvoranschläge für Maßnahmen in der Eigentumsanlage. Zu dieser Prüfung ist der Beirat verpflichtet. Die Prüfungspflicht umfasst die rechnerische Überprüfung. Der Beirat hat daneben auch eine sachliche Prüfung durchzuführen. Hierzu muss er zumindest stichprobenartig die Belege zu den Rechenwerken einsehen.
Speziell: Zusätzliche Befugnisse des Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats
Neben den gesetzlichen Pflichten und Befugnissen, welche dem gesamten Beirat zugewiesen sind, hat der Vorsitzende eine zusätzliche Befugnis: Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates kann – anders als die übrigen Wohnungseigentümer – eine Eigentümerversammlung einberufen. Voraussetzung ist, dass ein Verwalter fehlt. Alternativ besteht die Einberufungsbefugnis, wenn sich der Verwalter pflichtwidrig weigert, die Eigentümerversammlung einzuberufen, § 24 Abs. 3 WEG.
Kompetenzen
Dem Verwalter ist zu empfehlen, den Beirat nicht zu deutlich auf seine fehlenden Kompetenzen hinzuweisen. Er sollte vielmehr sinnvolle Anregungen aufnehmen. Gibt der Beirat weniger sinnvolle Anregungen, sollte der Verwalter darauf hinweisen, dass er den Anregungen folgen kann, weil der die Entscheidung über die betreffende Maßnahme der Eigentümerversammlung zugewiesen hat. Auch auf Haftungsrisiken kann in solchen Konstellationen hingewiesen werden. Der Verwalter darf den tatsächlichen Einfluss der Beiräte in der Eigentümergemeinschaft nie unterschätzen. Die Entscheidung über einen Verwalterwechsel wird meist durch den Verwaltungsbeirat initiiert.
Ebenso interessant wie die Aufgabenzuweisung durch den Gesetzgeber ist die hiermit verbundene Negativentscheidung: alle Aufgaben, die dem Beirat nicht zugewiesen sind, fallen auch nicht in die Kompetenz des Beirats. Dem Beirat stehen damit kaum mehr Rechte zu als den übrigen Wohnungseigentümern. Insbesondere kann der Verwaltungsbeirat dem Verwalter des Gemeinschaftseigentumes keine bindenden Weisungen erteilen.
Ferner besteht keine Kompetenz des Beirats, statt der Wohnungseigentümer einer baulichen Veränderung zuzustimmen. Ebenso wenig kann der Beirat entscheiden, wie der Verwalter die Jahresabrechnung oder den Wirtschaftsplan zu erstellen hat. Entscheidungen über die Verwaltung der Wohnungseigentumsanlage trifft grundsätzlich die Eigentümergemeinschaft in den Versammlungen.
Durch Beschluss können beispielsweise folgende Erweiterungen der Kompetenzen erfolgen:
- Einschränkung der Befugnis des Verwalters zur Verfügung über die finanziellen Mittel der Eigentümergemeinschaft durch Erfordernis der Zustimmung des Verwaltungsbeirats. Betroffen sein können sämtliche Zahlungen, was die Verwaltungsarbeit sehr erschwert. Es können aber auch Verfügungen über die Instandhaltungsrücklage bzw. Verfügungen ab einer bestimmten Summe von der Zustimmungdes Beirats abhängig gemacht werden.
- Entscheidung über die Auswahl einer Firma für einen konkreten Auftrag.
- Abschluss eines Verwaltervertrages, wobei streitig ist, ob auch das Aushandeln der Vertragskonditionen dem Beirat übertragen werden kann.
- Unterzeichnung der Verwaltervollmacht
Haftung des Verwaltungsbeirats
Die Übernahme des ehrenamtlichen Amtes eines Verwaltungsbeirats einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann zu einer Schadensersatzhaftung für die Beiräte führen. Insbesondere haften die Beiräte für die Verletzung ihrer gesetzlichen Pflichten.
Übertragung von Aufgaben und Befugnissen durch Eigentümerversammlung
Dem Verwaltungsbeirat können aber Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse durch Beschluss der Eigentümerversammlung übertragen werden. Selbstverständlich ist dies nur möglich, wenn Der Beirat hiermit einverstanden ist.
Auch aus der Teilungserklärung ergeben sich häufig erweiterte Befugnisse des Beirats. Es ist daher immer auch die Beschlusssammlung und die Teilungserklärung zu überprüfen, um die konkreten Rechte und Pflichten des Beirats im Einzelfall zu ermitteln.
Beispiel
Der Beirat Herr Meyer hat gegenüber den übrigen Beiräten die Prüfung der Jahresabrechnung übernommen. Er hat großes Vertrauen zu dem Verwalter. Deshalb – und aus Bequemlichkeit – unterlässt er die Überprüfung der Rechnungsbelege. Er attestiert die ordnungsgemäße und rechnerisch korrekte Erstellung der Jahresabrechnung. Später stellt sich heraus, dass der Verwalter aus Geldnot Mittel der Gemeinschaft zweckentfremdet hat, was bei einer Prüfung der Belege leicht festzustellen gewesen wäre. Zum Zeitpunkt der Prüfung wäre ein Rückforderungsanspruch gegen den Verwalter auch noch durchsetzbar gewesen.
Der Verwalter befindet sich zwischenzeitlich in der Insolvenz. Folge ist, dass sämtliche Mitglieder des Beirats auf Ersatz der zweckentfremdeten Gelder haften. Die gesetzlichen Verpflichtungen, also auch die Rechnungsprüfung, sind von allen Beiräten geschuldet. Wenn diese Pflichten schuldhaft nicht ordnungsgemäß erfüllt werden, entsteht eine gesamtschuldnerische Schadensersatzhaftung aller Beiräte.
Entscheidungsfindung des Beirats
Das Gesetz stellt an zwei Stellen Aufgaben und Befugnisse des Verwaltungsbeirats dar. In § 29 WEG werden die Unterstützungspflichten und Prüfungspflichten und die damit verbundenen Befugnisse des Beirats geregelt. Diese Pflichten und Befugnisse treffen den gesamten Verwaltungsbeirat. Bei der Erfüllung dieser Pflichten handelt der Verwaltungsbeirat im Ganzen. Entscheidungen trifft der Beirat durch Stimmenmehrheit. Er wird bei seiner Tätigkeit nicht durch den Beiratsvorsitzenden vertreten. Dieser kann aber selbstverständlich die durch den gesamten Beirat getroffenen Entscheidungen und Empfehlungen stellvertretend mitteilen.
Dagegen begründen die in § 24 WEG geregelten Befugnisse (Einberufung einer Eigentümerversammlung, Unterzeichnung des Versammlungsprotokolls) alleine Befugnisse des Beiratsvorsitzenden. Er bedarf hierzu nicht der Mitwirkung der übrigen Beiräte.
Veranstaltungen: Verwaltertreff
Der IVD veranstaltet für seine Mitglieder regelmäßige entgeltfreie Verwaltertreffs zu aktuellen Themen. Regelmäßig referieren hier RA Wörner und weitere Experten und Partner des Verbandes. www.ivd-bildungsinstitut.de
Haftpflichtversicherung für Verwaltungsbeiräte
Es empfiehlt sich, auf Kosten der Eigentümergemeinschaft eine Haftpflichtversicherung für die Beiräte abzuschließen. So wird die Bereitschaft gefördert, ein ohnehin aufwändiges Ehrenamt zu übernehmen.
Darüber hinaus werden Schäden, die durch die Beiräte verursacht werden, reguliert, ohne dass Streit in die Eigentümergemeinschaft getragen werden muss.
Alternativ kann auch durch einen Beschluss die Haftung für den Beirat auf vorsätzliches und grob fahrlässiges Verhalten beschränkt werden. Dieser Beschluss sollte jeweils zur Wahl oder der Wiederbestellung der Beiräte wiederholt und für die jeweilige Bestellung begrenzt erfolgen.